为进一步提升财务服务质量,实现“师生少跑路,信息多跑路”,满足师生随时登录财务系统自助查询、打印、下载会计档案信息的需求,财务处拟于2020年5月起实施会计凭证影像化,利用影像设备对报销原始单据进行扫描,形成电子档案存档。由于原始单据正确粘贴是凭证影像化的基础,现就具体要求明确如下:
一、 票据粘贴方法
1.票据按类粘贴(如:差旅费、办公用品、市内交通等),在节约合理的情况下,尽量做到一张粘贴单(特指A4纸,下同)粘贴同类事项。如有刷卡小票,需将刷卡小票与对应的发票粘贴在一张粘贴单上。差旅费票据,需按照出差人员的姓名和出差的时间顺序粘贴。
2.粘贴方式由传统鱼鳞式贴法改为平铺式贴法,规格小于A4纸的原始票据必须粘贴在粘贴单上,统一采用单层平铺式,按照从上到下、从左到右的顺序依次粘贴,票据之间不可相互覆盖遮挡。
为提倡节约,减少浪费,在不涉密的情况下,可使用A4废纸的无字面作为粘贴单,但务必在左侧留出2厘米的装订区域,并在空白处标注票据金额及张数。
二、 票据粘贴示例
1.机票粘贴
2.火车票粘贴
3.的士票粘贴
4.增值税发票粘贴
三、 票据粘贴要求
1.规格等于或者大于A4纸大小的票据(电子发票需用A4纸横向打印)及非票据原始凭证(如合同、审批表、通知等)无需粘贴,拆开附在报销材料中即可。
2. 票据粘贴时须使用胶水(请勿使用双面胶、透明胶等),四个角都要固定,粘贴牢固,单面粘贴。粘贴须保持平整,勿用订书钉、大头针、回形针等金属性易锈蚀物品固定票据,以便扫描和保存。
3.多张票据粘贴单之间、网报报销单与票据粘贴单之间均不需粘贴或装订,请使用燕尾夹固定。
4.票据粘贴完毕后,请在每张粘贴单右下角填写“本笔报销业务总页数”、“本粘贴单页数序号”及“本页粘贴的票据张数”。其中,本笔报销业务总页数=票据粘贴单页数+等于或大于A4纸大小的原始凭证页数。
5.签名及相关信息书写要求:因扫描仪只能单面扫描,因此原要求发票背后的经手人、验收人签字还需在日常报销单正面相应位置签字。
财务处
2020年4月7日