为加强威尼斯wns8885556教育发展基金会（以下简称：基金会）档案管理，有效保护和利用基金会档案，根据《中华人民共和国档案法》并参照《威尼斯wns8885556档案管理办法》等有关规定，结合学校实际，制定本办法。

第一章 归档范围

第一条 凡是反映基金会重要工作、具有查考利用价值的文件材料（公文、传真、图表、名录、电子文件、书信、报刊、录音、录像等）均列入归档范围。主要包括：

1、基金会成立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料；

2、基金会理事会组成的文件材料；

3、基金会制度体系、会议纪要、内部发文（包含基金会负责人批示后的各项工作流程、决定等）；

4、基金会有效证照、证件、印章；

5、基金会重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等；

6、捐赠方面的文件材料（含捐赠协议、清单、联系函件、重要实物及影像资料等）；

7、基金会获得的省部级及以上社会荣誉资料；

8、其他。

第二章 立卷归档要求

第二条 基金会设专人负责各类档案收集、整理、立卷、归档、移交工作。

1、归档的文件材料应收集齐全完整。

2、归档文件材料所使用的纸张、书写材料、装订材料等应符合档案保护要求。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正本与定稿（包括重要文件的历次修改稿）、请示与批复、转发文件与被转发文、原件与复制件、多种语言文字形成的同一文件应为一件，不得分开。按正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后；批复在前，请示在后 ；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；不同语言文字的文本，无特殊规定的，中文文本在前，其他文字文本在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前收文在后;正本在前，发文稿纸和定稿在后。

4、卷内文件材料应以件为单位编制页码。页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

5、按各类档案资料的保密级别、保存期限，案卷须以规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的标题不得随意更改和简化；没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加“[ ]”没有责任者，年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内。

6、声像材料应以张为单位进行文字说明。文字说明应齐全，要充分说明时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，确切反映照片内容。

第三条 基金会相关财务档案按学校规定办理。

第四条 基金会完成档案立卷后，由基金会秘书处统一移交学校档案馆（校史馆）。

第三章 档案保管期限

第五条 档案的保管期限定为永久、定期（30年和10年）。

第六条 确定档案保管期限的原则。

1、凡是反映基金会主要职能活动和基本历史面貌的，对基金会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。

2、凡是反映基金会一般活动，在一定时期内对基金会工作有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。

第七条 档案分一般档案和有密级档案两类。档案密级由学校保密办确定。

第八条 密级档案只许在档案室翻阅，不许带离本室；有密级档案复制时，需经负责人及分管领导批准。

第九条 对已到保密期限的档案要请分管领导和负责人鉴定解密，对解密档案作一般档案管理，及时提供利用。

第四章 档案的借阅

第十条 因工作需要借阅基金会档案需到档案馆办理借阅手续，参照《威尼斯wns8885556档案馆档案借阅利用制度》执行。

第五章 电脑存储管理

第十一条 办公室人员使用的电脑必须指定专门的区域存放基金会相关的文件、资料，在指定存放区域里设定工作人员专用文件夹，使用电脑工作人员将各类文件、资料在该文件夹中设定子文件夹分类存放。

第十二条 基金会综合事务办公室定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。

第十三条 档案鉴定工作由基金会负责人主持，有关部门参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。

第十四条 档案材料鉴定小组审定，并经分管领导批准后，方可销毁。

第十五条 销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。

第六章 附 则

第十六条  本办法未涉及的特殊情况，另行确定。

第十七条 本办法自通过之日起施行，由基金会秘书处负责解释。