中华人民共和国国家标准
GB/T 9705-2008代替GB/T 9705-1988
文书档案案卷格式
The filing forms of administrative archives
2008-11-13发布 2009-05-01实施
中华人民共和国国家质量监督检验检疫总局 中国国家标准化管理委员会发布
前 言
本标准与GB/T 9705-1988相比主要变化如下:
—标准的总体编排和结构按GB/T 1. 1-200。进行了修改;
—增加了前言;
—修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸;
—增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目;
—调整档号章项目，并增加档号章的填写要求.
本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性附录
本标准由国家档案局提出并归口。
本标准起草单位:国家档案局、厦门市档案局。
本标准主要起草人:曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。
本标准于1988年9月5日首次发布。
文书档案案卷格式
1 范围
本标准规定了文书档案案卷格式的内容构成和基本方法。
本标准适用于按立卷方法整理档案的我国各级各类档案馆(室)和文书处理部门。
2 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
2.1 文书档案administrative archives
反映党务、行政管理等活动的档案。
2.2 案卷file
由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
3 案卷卷皮格式
文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。
3. 1 硬卷皮格式
3.1.1 硬卷皮外形尺寸
封面尺寸规格采用310 mm×220 mm。
封底尺寸同封面尺寸。
封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。
卷脊可根据需要分别设10 mm,15 mm,20 mm三种厚度。
用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20 mm宽的装订纸舌(见附录A),
本标准推荐使用250 g无酸牛皮纸制作案卷硬卷皮。
3. 1.2 硬卷皮封面项目
封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸见附录B。
3.1.3 封面项目的填写方法
3.1.3.1 全宗名称
全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”;“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”;“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。
3.1.3.2 类目名称
类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。
3.1.3.3 案卷题名
案卷题名即案卷标题，一般由立卷人拟写。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。
3.1.3.4 时间: 卷内文件所属的起止年月。
3. 1.3.5 保管期限: 立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。
3. 1.3.6件、页数: 装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。
3. 1.3.7归档号: 填写文书处理号，由立卷人填写。
3. 1.3. 8档号的编制
封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。
全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。
目录号:全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。
案卷号:目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
3. 1.4 卷脊项目
卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸见附录C。
3.2 软卷皮格式
使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒内保存。
3.2. 1 软卷皮外形尺寸
软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底采用长宽为297 mmX210 mm的规格见附录D。
3.2.2 软卷皮封面项目
软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置见附录D。
3.2.3 软卷皮封二项目
软卷皮封二项目包括:顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录E。
软卷皮封二项目的填写方法同4.4卷内文件目录填写方法。
3. 2. 4 软卷皮封三项目
软卷皮封三项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
软卷皮封三项目的填写方法同5. 3卷内备考表填写方法。
3.3 卷盒规格
3.3. 1卷盒外形尺寸
采用310 mm X 220 mm(长X宽)，其厚度可根据需要分别设置30 mm,40 mm或50 mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒(见附录F图F. 1、图F. 2、图F./3)。
3.3.2 卷盒封面和卷脊格式
卷盒封面为空白面。
卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。
其中起止卷号填写××-××卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸见附录G。
3.4 填写要求
填写案卷封面及卷脊时应使用符合耐久性要求的字迹材料，字迹工整。
4 卷内文件目录格式
4.1 目录用纸幅面尺寸
采用国际标准A4型(即长×宽为297 mm×210 mm)。
4.2 页边与文字区尺寸
卷内目录用纸上白边(天头)宽(20士0. 5)mm
卷内目录用纸下白边(地脚)宽(15士0.5)mm
卷内目录用纸左白边(订口)宽(25士0.5)mm
卷内目录用纸右白边(翻口)宽(15士0. 5)mm (见附录H )
4.3 卷内文件目录项目
包括: 顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸见附录H。
4.4 卷内文件目录填写方法
4.4.1 顺序号: 以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。
4.4.2 文号: 文件制发机关的发文字号。
4.4.3 责任者: 对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。
机关团体责任者可著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”、“本局”。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“( )”表示。联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，两个责任者之间的间隔用“；”，被省略的责任者用“〔等」”表示。
4.4. 4 题名: 即文件的标题应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，应自拟标题，外加“[ ]”号。
4.4.5 日期: 文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。
4.4.6 页号: 填写每件文件首页所对应的页号; 最后一件文件，填写该件起止页号。卷内文件页号应从1开始编制通号。
4.4.7 单份装订的案卷应逐件加盖档号章。 档号章的位置在每件文件首页上端空白处(见附录I )。
4.4.8 备注: 留待对卷内文件变化时作说明之用。
5 卷内备考表格式
5. 1 卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸
均同卷内目录(见附录J )。
5.2 卷内备考表项目
包括: 本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。各项目具体位置、尺寸见附录J。
5.3 卷内备考表填写方法
5.3. 1 本卷情况说明: 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。立卷后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
5.3.2 立卷人: 由责任立卷者签名。
5.3.3 检查人: 由案卷质量审核者签名。
5.3.4 立卷时间: 立卷完成的日期。
6 案卷各部分的排列格式
6. 1 使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是:
案卷封面一卷内文件目录 一 文件 一 备考表 一 封底。
6.2 使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列:
软卷封面(含卷内文件目录) 一 文件 一 封底(含备考表)，以案卷号排列次序装人卷盒保存。
