归档流程

纸质归档文件整理流程

   组件→修整→装袋→分类→排列→组卷→编页→著录→移交

 

 

《数字档案管理系统》辅助立卷操作流程

《数字档案管理系统》辅助立卷操作流程视频文件

                             


 

 

 

纸质归档文件整理

 

按件整理

    适用于党群类、行政类、外事类、财会类、实物类文件材料的整理工作。 

按卷整理

    适用于教学类、学生类、科研类、基建类、招投标类、设备类、出版类、产品类、声像类等文件材料的整理工作。

文件整理流程

     组件→修整→装袋→分类→排列→组卷→编页→著录→移交

归档文件中“件”的构成

     每单份的自然文件为一件,对于一些关联性强、利用时需要相互佐证的文件,其实体不宜分散,应将两份或多份文件合为一件。

     1.文件正文与附件为一件

     2.文件正本与定稿(历次修改稿都应保留)为一件

     3.转发文与被转发文为一件

     4.原件与复制件为一件

     5.正本与翻译本为一件

     6. 报表、图册、名册各为一件

     7.会议纪要(期)、会议记录(本)各为一件

     8.来文与复文为一件

     9.文件与文件处理单或发文稿纸为一件

     10.介绍信及存根为一件

件内文件排列顺序

    1.发文:正本、发文稿纸、定稿、历次修改稿

     2.收文:收文处理单、正本

     3.正文在前、附件在后 

     4.复文在前、来文在后

     5.原件在前、复制件在后

     6.转发文在前、被转发文在后 

     7.汉文本在前、少数民族文字在后(无特殊规定) 

     8.中文本在前、外文本在后(无特殊规定) 

图例:

 

 

 

 

 

 

 

修整

     1.对字迹模糊或易褪变的文件进行复制后才能归档

     2.去除文件上装订用品(订书钉、曲别针、大头针等)

     3.对破损文件进行修裱、对不符合存档纸张要求的文件进行修整、对超大纸张进行折叠 

装袋

     将每份文件装进斜角袋,如一份文件过多装不下临时用夹子固定。

分类

    按分类号进行分类。 

排列

    按文号升序或者时间先后顺序排列。 

组卷(按卷整理)

    组卷原则:遵循文件的形成规律,保持案卷内文件的有机联系和案卷的成套性、系统性,便于档案的保管和利用。 

正确的编页方法 

     1.铅笔编页

     2.书写工整,字迹清晰

     3.逐页编制,分别标注在文件正面右上角或背面左上角 

     4.每份文件应连续编页,不能漏编、错编、重编(空白页不编页码) 

     5.印刷成册并连续编页的文件,不必重新编写页码 

著录

    将整理完毕的文件信息著录到数字档案管理系统中。 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

声像、实物档案整理

声像档案

    照片、录音、录像制品、幻灯片、影视片、光盘(附相应的文字说明)。



 

照片背面需标明对应的合影人员名单。

 

实物档案

     1.荣誉性实物档案。奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、光荣册等 

     2.印信 

     3.名人字画 

     4.学校发展中有纪念意义的物品:建校以来使用过的校徽、校牌、匾额等 

     5.公务礼品 

     6.其他有重要保存价值的实物