中南民族大学外事类档案管理实施细则

 

第一章 总则

第一条 为了提高外事类档案的质量和管理水平，充分发挥外事档案在国际交流与合作、教学、科研、产业开发等活动中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《高等学校档案部门业务建设规范》等法律、法规，特制定本实施细则。

第二条 外事档案是指学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、实物和声像等不同载体和形式的文件材料。

第三条 外事档案必须实行统一集中管理，确保外事档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

第四条 外事档案必须纳入学校外事工作计划、管理制度之中，纳入有关部门外事工作人员的职责范围，并做到在布置、检查、总结外事工作的同时，布置、检查、总结外事档案工作。

 

第二章  管理机构及其职责

第五条 学校档案馆、国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）共同构成学校外事档案工作系统，互相配合完成学校外事档案工作任务。

第六条 档案馆是学校外事档案的业务主管部门，其主要职责如下：

（一）根据国家有关档案工作的政策和法规，制定本校外事档案工作的各项规章制度。

（二）指导、监督、检查、协助国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）做好外事文件材料的形成、积累、整理及归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确、系统。

（三）负责外事档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

（四）积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用。

（五）遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。

第七条  国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）是学校外事工作的职能部门，其主要职责如下：

（一）制订和健全外事工作管理制度时，将外事档案工作纳入外事管理制度和外事工作体系之中，并监督各部门执行。

（二）定期检查和研究外事档案工作中存在的实际问题。

（三）根据外事活动特点，正确整理活动中形成的文件材料，按时向学校档案馆移交。

（四）指导外事档案的鉴定工作。

第八条 国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）的部门档案员职责：

（一）在单位负责人的领导下，做好外事档案材料的平时积累工作。

（二）负责检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确。

（三）对收集、积累的外事文件材料，归档时应做到编目清楚，标题准确，著录标准，装订整齐，将配套的电子文件材料一并按时向档案馆移交。

（四）完成档案馆委托的有关档案工作的其他任务。

第九条 与外事活动有业务联系的各单位领导职责：

（一）重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本单位工作之中，并认真执行。

（二）对本单位管理人员提出要求，按本单位外事业务活动的程序、形式，积累和收集外事文件材料。工作结束后，将材料汇集、检查，送国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）有关科室。

 

第三章 归档范围的确定

第十条 外事档案归档原则

（一）归档的外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。

（二）归档的外事材料必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持其相互联系，体现涉外工作的职能和特点。

第十一条 归档的具体范围见《威尼斯wns8885556档案归档范围和保管期限》表WS外事类。

第十二条 归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

第十三条 学校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。

第十四条 不归档的文件材料：

（一）上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件。

（二）未定稿的各种文件。

（三）未生效的合同、协议书。

（四）无查考作用价值的一般性、临时性函件。

（五）重份文件，校内各单位发来的文件。

（六）与校外单位交换来的材料。

（以上不归档材料如认为有保存必要，可自行作资料暂存各相关部门。）

 

第四章 文件材料的部门立卷

第十五条 档案馆、国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）以及与外事活动有业务联系的各单位要相互配合，按照外事工作程序，建立健全外事文件材料的形成、积累、整理、归档制度，确保每一项外事归档文件材料的完整、准确、系统。

（一）国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）要有一位领导分管外事档案工作，并确定部门档案人员，协同档案馆认真做好外事档案的收集、积累、整理、归档工作。

（二）在来校、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理，按规定向档案馆移交，并确保归档文件材料的完整、准确、系统。

（三）国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）要进行归档前的鉴定工作，按规定提出文件材料的保管期限和密级的意见，经与档案馆协商后确定。

（四）学校档案馆随时了解、督促、检查、指导部门档案员做好外事文件材料的积累工作，依法对国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）的文件材料的整理工作进行业务指导、监督和检查。

第十六条 根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件之间的有机联系和便于利用的原则，以内容为主，将外事文件材料进行科学整理。

 

第五章 归档要求

第十七条 归档要求

（一）归档的外事文件材料应是原件。

（二）在出国、来校、国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外往来信函等准备阶段的材料，按年度分类整理，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类整理，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后，印件在前，原稿在后，批复在前，请示在后排列。

（三）归档的外事文件材料，必须用钢笔书写或打印，字迹工整、图样清晰。

（四）本校人员在国（境）外获得的证书、奖状、奖章、奖品向档案馆送存原件，也可送存复印件或影印件。

（五）国（境）外赠送给学校的纪念品、礼品应当归档，不宜长期保存的，可存影印件和清单。

第十八条 凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，必须在返校后两个月内，将参加涉外活动形成的文件材料整理归档，经国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）验收合格后，出具证明，财务部门方可准予结算报账。

第十九条 聘请国（境）外专家、学者、教师（含客座教师）来校任教、讲学，合作研究的各学院在其任教、讲学、合作研究等活动结束时，应将归档的材料收集、整理后送交国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）审核、归档。

第二十条 接收国（境）外留学生和授予境外学者、著名人士名誉技术职称或职务的有关材料，由国际合作与交流处（国际教育学院、港澳台办）收集、整理卷后向档案馆移交。

第二十一条 外事档案归档时必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核对，立卷单位领导签字，交接双方经手人签字，各持一份备查。

第二十二条 归档时间按照《威尼斯wns8885556档案归档范围及保管期限》 表中WS外事档案所列具体内容，于次年六月底前归档。

 

第六章 档案的管理

第二十三条 档案馆对收集的外事档案按照规定进行核对、分类、编目、著录、排架、保管。

（一）参照《高等学校档案实体分类法》，结合威尼斯官网实际进行分类标引，给出检索分类号。

（二）根据外事档案的内容构成和形成特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。

（三）外事类档案档号为：全宗号+年度号+外事档案分类号+保管期限号＋件号，按最下位类目流水，年度按自然年度，留学生按毕业的年度（界）。

模式如下：1-20××-WS××-Y（D30/D10）-n

1—20××—WS(11～15)—Y（D30/D10）—n

                        　                件号

                              保管期限号

                      外事类档案二级类目代号

                 　   外事类档案一级类目代号

　　　　　　　　　      年度号

                        全宗号

（四）按照《威尼斯wns8885556归档文件整理规则》（按件整理）对归档文件进行编目、著录、装盒。

（五）将整理完毕的外事档案入库，并按档号顺序排架。

（六）外事档案的保管。按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

第二十四条 外事档案保管期限的确定。根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限分永久、定期30年、定期10年三种。到期经过鉴定，根据价值和需要，也可以对保管期限的升降进行适当的调整。

第二十五条 不同载体和形式的材料按《威尼斯wns8885556声像档案管理实施细则》《威尼斯wns8885556实物类档案管理实施细则》和《威尼斯wns8885556电子文件归档管理制度》的要求管理。设专柜保存，并注明参见号。

第二十六条 外事档案的鉴定和销毁。档案馆定期对已超过保管期限的外事档案进行检查，向学校档案鉴定、销毁工作领导小组提交数据和情况说明。学校档案鉴定工作领导小组按相关规定和程序进行鉴定，提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经校长批准后销毁。对销毁清册进行归档，永久保存。对涉密档案，根据解密和降密规定进行密级调整。

第二十七条 外事档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 

第七章 档案的开发利用

第二十八条 借阅

（一）凡利用学校档案馆馆藏档案，均应按本馆规定办理利用手续，填写《档案借阅登记簿》，对校外单位和有关人员借阅，借阅人必须提供单位介绍信和本人身份证明，按照国家规定不收取档案服务费。

（二）档案馆原则上不借出档案。特殊情况需要借出，借用单位必须办理借用手续，档案馆要定期催还。发现借用单位或个人损坏或丢失档案的，应写出书面报告，报学校按相关规定严肃处理。

第二十九条 档案馆工作人员要熟悉馆藏，主动提供利用，指导利用者使用检索工具，满足用户的利用需求。

第三十条 了解和掌握本校外事活动状态，定期编制外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。

第三十一条 对开放的档案，应认真审查内容，严格区分开放与控制利用的界限，保证不泄密和档案的安全。

 

第八章 附则

第三十二条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第三十三条 本实施细则自公布之日起施行。