中南民族大学党群、行政类档案管理实施细则

 

第一章 总则

第一条 为提高学校党群、行政档案管理质量，推进党群、行政档案管理科学化、规范化，实现党群、行政档案在学校管理和社会发展中的积极作用，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）等有关法律法规，特制定本实施细则。

第二条 党群、行政档案是指本校（各职能部门和个人）在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体和形式的文件材料，以及这些文件材料的电子文本。

第三条 党群、行政档案是学校在党建工作和各项行政管理工作中产生的历史记录，是学校党政管理工作和管理水平的真实体现，对学校教学、科研、管理、服务和未来长远发展具有重要的查考利用价值。学校必须对党群、行政档案实行集中统一管理，确保其完整、准确、系统和安全，充分实现党群、行政档案资源的开发和利用。

第四条 党群、行政档案必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。

第五条 党群、行政文件材料的归档工作应实行“三纳入”：纳入各相关部门的计划和规划，纳入部门管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收党群、行政档案工作。

第六条 学校各文书处理部门须建立健全文件材料立卷归档制度，应明确主管领导，配备部门档案人员，及时收集、立卷，按时归档。

 

第二章 管理机构及其职责

第七条 学校各职能单位、教学单位、教辅单位和直属单位均为立卷单位，立卷单位负责单位内部的党群、行政文件材料收集、整理、归档工作，学校档案馆对其进行业务上的指导和检查。

第八条 档案馆是学校党群、行政档案的主管部门，其主要职责如下：

（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策、法规和规范，制订学校党群、行政档案工作的各项管理制度。

（二）监督、指导、检查、协助各文书立卷人做好党群、行政档案文件材料的形成、积累和整理归档工作。

（三）对接收进馆的党群、行政档案进行分类、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。

（四）编制各种检索工具，开展档案文件汇编及档案信息的二、三次加工工作，为学校各项工作服务。

（五）执行党和国家关于保密规定，维护涉密档案的安全。

（六）定期对学校各部门档案人员进行档案业务指导和业务培训。

第九条 学校各立卷部门作为党群、行政文件产生和处理部门，其主要职责如下：

（一）学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，制订本单位党群、行政档案管理办法，把档案工作纳入本单位的议事日程。

（二）确保一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的部门档案人员管理党群、行政档案材料。

（三）加强与档案馆的沟通，接受档案馆的业务指导和监督检查，确保归档文件的质量。

（四）各单位负责人应听取本部门档案员的合理建议，帮助协调和解决档案工作方面的实际困难。

第十条 各立卷单位部门档案人员的主要职责：

（一）做好平时文件材料的归类。根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制作文件目录,合理分类存放,便于利用和立卷归档。

（二）负责本单位党政文件材料的形成、收集、积累、整理立卷和归档工作，保证归档文件材料的齐全、完整、准确和系统。

（三）主动接受档案馆的业务指导、监督和检查，按规定的要求和时间向档案馆移交档案。

（四）定期向本单位主管档案工作的负责人汇报本单位党群、行政档案工作情况。

（五）积极参加档案业务学习，不断提高档案工作管理水平。

（六）注意文件材料的安全和保密。

 

第三章 归档范围的确定

第十一条 党群、行政档案归档原则：

（一）归档的党群、行政文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值、凭证作用和研究价值，必须反映学校党群、行政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。

（二）归档的党群、行政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，兼顾不同部门的不同特点。

第十二条 归档的主要内容包括党群、行政（不包括教学、科研、基建、产品、设备、出版、外事、财会等部门）、工会、团委四个系统的内容，具体范围见《威尼斯wns8885556档案归档范围和保管期限》表。

第十三条 归档的重点是以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。

第十四条 不归档的文件材料

（一）上级机关普发供参阅、不办的文件材料。

（二）上级机关发来供工作参考的抄件及征求意见未定稿的文件。

（三）重份文件。

（四）无查考利用价值的事务性、临时性文件。

（五）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，一般性文件的历次修改稿，打印校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。

（六）从正式文件上摘录的供工作参阅的非证明材料。

（七）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建设性意见的群众来信。

（八）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等。

（九）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料。

（十）为参考目的从各方面收集的文件材料。

（十一）非隶属机关抄送的不需办理的及与外校交换来的文件材料

（以上方面文件如需要可作资料暂存承办单位。）

 

第四章 文件材料的部门立卷

第十五条 立卷要求

（一）学校各处级单位和直属副处级单位均为立卷部门，按分工归口立卷。

（二）各立卷部门应根据本部门新一年的工作目标和历年文件材料形成规律，参照《威尼斯wns8885556档案归档范围和保管期限》表中的相关类目的归档范围、保管期限，预计新的一年可能产生的材料内容，制定出本单位的党群、行政文件材料的归档要求。

（三）各立卷部门的专职文书处理人员或部门档案员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集、积累工作，并根据预计的归档范围将办理完毕的文件材料及时分类组卷（件）。

（四）各单位文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷（件），要准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找、鉴定和利用。

第十六条 立卷分工

（一）中共中央、国务院、省（市）党委、人民政府，国家教委以及国务院有关部、委、省厅局下达的文、电综合性文件资料，由学校办公室立卷归档，专业性的或具体业务性的文件资料，由学校各承办单位立卷归档。

（二）以党委、学校名义的发文，由学校办公室立卷归档。以各单位名义的发文，由各单位立卷归档，学校或各单位的重要发文均应保存二份。

（三）党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由学校办公室立卷归档。学校职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。

（四）两个以上职能部门共同办理的文件，由主办部门立卷归档，非主办部门只保存复制件。

（五）学校成立的临时机构，该临时机构应确定兼职档案员，并报档案馆备案。若临时机构挂靠于某职能部门，该临时机构未向档案馆报兼职档案员，则由被挂靠部门的档案员根据临时机构的职能，参照档案归档范围和保管期限的规定，负责该临时机构工作中形成的文件材料的收集、积累、整理工作，并按归档要求向档案馆移交。

（六）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位或擅自销毁。

（七）重要的人民来信来访材料，由承办单位立卷归档。

第十七条 立卷重点。按照归档时间要求由各部门档案员按归档范围将文件收齐归卷，并对文件进行调整检查，依照以下程序进行：

（一）检查归档文件的成份。文件是否收集齐全完整，是否有无需立卷归档的文件材料。

（二）检查归档文件的联系。依照归档类目纠正归档文件归档不统一、相互混淆、重复或拆散文件联系的现象，在归档的文件材料中，应将正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与被转发文件等联系紧密的文件材料，立在一起，不得分开。

（三）检查归档文件的保存价值。要正确判断文件材料的保存价值，剔除无保存价值的文件材料。

第十八条 立卷分类

（一）区分年度。先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。

（二）区分问题。将文件按其内容所反映的问题、事物分开。

（三）区分保管期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。凡是反映学校主要职能部门活动和基本历史面貌的，对学校、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管；凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校和社会有查考价值的文件材料，列为定期30年保管期限；凡是在较短时间内对学校工作有参考利用价值的文件材料，列为定期10年保管期限。

 

第五章 归档要求

第十九条 对统计表的归档要求

（一）各立卷单位以统计表形式上报上级机关的材料，加盖公章，归档存原件。

（二）各立卷单位用电子等形式上报的各类报表，必须打印一份完整的报表，加盖公章后归档。

第二十条 凡以学校的名义发文或部门的名义发文，都必须由主管校领导和部门负责人签署意见或批示，并加盖发文单位的公章。

第二十一条 发文签字时，部门负责人签署意见时间应在校领导签署意见时间之前，发文时间应在校领导签署意见时间之后。

第二十二条 凡需归档的传真件，在接到传真件后，对不利于长期保存的传真件应立即复印一份，复印件与传真件同时归档。

第二十三条 归档文件材料如有电子版，必须同纸质文件材料一同归档，其电子文件按《威尼斯wns8885556电子文件归档管理制度》的要求执行。

第二十四条 党群、行政档案移交时必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核对，立卷单位领导签字，交接人双方签字，各持一份备查。

第二十五条 党群、行政档案的移交时间。各立卷单位应在自然年度的次年六月底前向档案馆移交。

 

第六章 档案管理

第二十六条 学校档案馆负责对党群、行政档案进行接收、分类、编目、排架、登记、保管。

（一）参照《高等学校档案实体分类法》，结合学校实际编制党群、行政档案检索分类号。

（二）根据学校党群、行政档案的内容特点和形成规律，编制用于组成档号的二级类目代号简表。

（三）党群、行政档案的档号为：全宗+ 年度号+党群（行政）档案分类号+保管期限号+件号，件号按最下位类目流水，年度用自然年度。

模式如下：1-20××-DQ(XZ) ××-Y（D30/D10）-n

 

1 - 20×× - DQ(XZ)(11-19)- Y（D30/D10）- n

                            

                                                   件号

                                                  保管期限

                                 党群、行政类档案二级类目代号

党群、行政类档案一级类目代号

年度

全宗号

 

（四）按照《威尼斯wns8885556归档文件整理规则和保管期限》表，对归档文件进行编目、著录、装盒。

（五）将整理完毕的党群、行政档案入库，按档号顺序依次自上而下，从左到右竖立排架。

（六）党群、行政档案的保管按《高等学校档案部门业务建设规范》第九条执行。

第二十七条 与文件材料配套的特殊载体的党群、行政档案，按《威尼斯wns8885556声像类档案管理实施细则》《威尼斯wns8885556实物类档案管理实施细则》等有关规定进行有效管理。

第二十八条 做好档案库房的 “十防”：防火、防潮、防尘、防鼠、防盗、防红外线照射、防有害生物、防水、防高（低）温、防污染工作。定时记录库房温、湿度，保持库房整洁。定期对库存档案进行全面检查，做好记录，发现问题，及时解决。

第二十九条 对破损、褪变的党群、行政档案要及时修复或复制。对存量档案中重要的党群、行政档案，应当进行数字化加工成电子档案保管。

第三十条 党群、行政档案保管期限的确定。根据党群、行政档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，鉴别和判定档案的价值。保管期限分永久、定期（30年、10年）。

第三十一条 党群、行政档案的鉴定和销毁。档案馆定期对已超过保管期限的党群、行政档案进行检查，提交数据和情况说明；在学校分管校长的领导下，学校档案鉴定工作领导小组按相关规定和程序进行鉴定，提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经校长批准后销毁。对销毁清册进行归档，永久保存。对涉密档案，根据解密和降密规定进行密级调整。

第三十二条 根据党群、行政档案内容科学划分密级，对于保密性强的党群、行政档案，必须强化保密措施。

第三十三条 党群、行政档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。 

 

第七章 档案的开发利用

第三十四条 对馆藏中无需保密的党群、行政档案，应按照国家有关规定，向学校和社会开放。

第三十五条 档案馆应根据学校和社会的需要积极开发党群、行政档案资源，编制检索工具、档案参考资料和专题文件汇编等，更好地为党、行政管理工作服务。

第三十六条 不断完善党群、行政档案的借阅制度、借阅手续和借阅设备，为利用者提供良好的利用环境。

第三十七条 查阅党群、行政档案中上级文件（非密级，注：密级文件查阅必须经校保密办审批同意）时，借阅人需提供所在二级单位出具的由主管领导签批并加盖公章的查阅申请。

第三十八条 党群、行政档案查、借、还时，由利用者和档案馆工作人员共同清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记。入库档案原则上不借出，特殊需要借出档案时，要办理相关借出手续，从严掌握、定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续。对无故逾期不还者，应停止其借阅。如果发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，对责任人员严肃处理。

第三十九条 珍贵的党群、行政档案，应以复制件代替档案原件提供利用。

 

第八章 附则

第四十条 本实施细则由学校档案馆负责解释。                                 

第四十一条 本实施细则自公布之日起施行。