中南民族大学产品生产与科技开发类档案管理实施细则
第一章 总则
第一条 为强化学校产品生产与科技开发（以下简称“产品”）档案管理，提高产品档案质量，促进产品档案更好地服务生产、教学和科研，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等有关法律法规，特制定本实施细则。
第二条 产品档案是指校办企业自行设计、试制、生产、销售过程中直接形成的，对学校和社会有保存价值的文字、图纸、图表、声像材料或样品等。
第三条 产品档案是校办企业生产活动和科技开发活动的真实写照，是学校产业管理工作的重要参考依据。学校必须对产品档案进行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，实现产品档案资源的充分利用。
第四条 产品档案工作是办好校办产业的基础工作之一，也是衡量校办产业管理水平的标准之一，必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合，在布置、检查、验收、总结产品工作的同时，应该布置、检查、验收、总结产品档案工作。
第五条 学校应对产品档案实施科学管理，采用先进管理手段，大力开发产品档案信息资源，为学校生产管理工作服务。
第二章 管理机构及其职责
第六条 档案馆是学校产品档案的主管部门，其主要职责如下：
（一）宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的政策和法规，制订学校产品档案工作的相关管理制度。
（二）监督、指导、检查、协助立卷部门做好产品文件材料的形成、积累和整理归档工作。
（三）对接收进馆的产品档案进行分类、整理、鉴定、保管、统计和利用。
（四）编制检索工具，开展产品档案文件汇编及档案信息的二、三次加工工作，为学校生产、科研工作服务。
（五）执行党和国家关于保密的规定，维护涉密档案的安全。
（六）对学校相关单位的部门档案员进行档案业务指导和业务培训。
第七条 学校国有资产经营和产业管理总公司是产品档案的立卷部门，其主要职责如下：
（一）学习档案法规，执行学校档案工作规章制度，制订企业内部产品档案管理办法。
（二）应有一位负责人分管档案工作，并安排适当的部门档案员管理产品档案。
（三）加强与档案馆的沟通，接受档案馆业务指导和监督检查，确保归档案卷的质量。
（四）听取本部门档案员的合理建议，帮助协调和解决档案工作中的实际问题。
第八条 学校国有资产经营和产业管理总公司部门档案员的主要职责：
（一）做好产品文件材料的平时归类。
（二）负责产品文件材料的形成、收集、积累和整理立卷归档工作，保证归档文件材料的齐全、完整、准确和系统。
（三）主动接受档案馆的业务指导、监督和检查，按规定的要求和时间向档案馆移交档案。
（四）主动参加业务学习，不断提高档案工作水平。
第三章 归档范围的确定
第九条 产品档案归档原则
（一）归档的产品生产与科技开发活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远发展具有重要参考价值和凭证作用。
（二）归档的产品生产与科技开发文件材料，必须反映产品生产、经营、销售管理等各个环节的全过程，保证完整、准确、系统。
（三）归档的产品生产与科技开发文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物一致并具成套性。
第十条 归档的主要内容：产品综合管理性文件，产品计划准备、产品研制、产品生产试制、产品生产、产品销售管理等具有保存价值的文件材料。
第十一条 立卷部门应将收集、积累的产品文件材料按照《威尼斯wns8885556档案归档范围和保管期限》表“CP产品”类目的规定，实施分类整理、组卷、编目、著录，并按归档要求和归档时间向档案馆移交。
第十二条 归档的重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计、试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是全套设计、工艺图纸、关键性的材料。
第十三条 不归档的文件材料：
（一）未定稿的材料和未定型的草图、蓝图、工时定额。
（二）重份文件、图纸。
（三）无查考价值和临时性、事务性文件。
（四）未定稿的计划、制度。
（五）未生效的合同、协议书。
（以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存本单位。）
第四章 文件材料的部门立卷
第十四条 立卷要求
（一）部门档案员督促技术人员或产品管理人员做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确，负责将积累的文件组卷成册，向档案馆移交。
（二）档案馆应了解产品产生管理情况，监督、指导、检查档案业务工作。
第十五条 整理组卷
（一）产品鉴定或定型后，部门档案员负责把产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系，将每个产品项目组成一卷或多卷，反映整个产品项目的关键材料放在卷首或首卷，底图单独存放，使其完整、准确、系统。
（二）对蓝图、底图等不装订的文件材料，要按照卷内目录的编排次序、图号顺序进行排列；底图、蓝图的格式和编号必须符合国家标准，配套图应附有目录。
（三）各种材料用纸大小一律采用标准A4型。幅面大于A4的，按A4规格折叠。折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。底图一律平放或卷放，严禁折叠。
（四）文件材料无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页编写页号，页号位置在非装订线一侧的上角；每件文件上应加盖归档章。
（五）部门档案员在分类、整理的基础上，拟出标题，完成在线著录。经档案馆业务管理人员检查后移交归档。具体操作可参见《威尼斯wns8885556综合档案归档制度》《威尼斯wns8885556归档文件整理规则》（按卷整理）。
（六）和产品生产与科技开发档案配套的照片、底片、录音带、录像带、计算机磁盘等特殊载体档案材料应分别组卷，按《威尼斯wns8885556档案馆电子文件归档管理制度》的要求执行。专柜保管，应注明参见号。
第五章 归档要求
第十六条 归档要求
（一）格式应统一，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备，归档的文件材料一律用原件。
（二）需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。
（三）对不易长期保存的归档传真件，应立即复印一份，复印件与传真件同时归档。
（四）归档文件材料如有电子版，必须同纸质文件材料一同归档，其电子文件按《威尼斯wns8885556档案馆电子文件归档管理制度》的要求执行。
（五）归档时必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核对，立卷单位负责人签字，交接双方签字，各持一份备查。
第十七条 归档时间。综合管理性材料在次年六月底前完成归档任务；新产品在产品定型鉴定（或验收）后三个月内，完成立卷归档任务；在生产销售过程中产生的科技文件材料，按年度向档案馆移交；因某种原因工作中断的产品，应在中断后三个月内完成立卷归档工作。
第六章 档案管理
第十八条 学校档案馆负责对产品档案进行接收、分类、编目、著录、排架、登记、保管。
（一）参照《高等学校档案实体分类法》，结合学校实际编制产品档案检索分类号。
（二）根据学校产品档案的内容特点，编制用于组成档号的二级类目代号简表。
（三）产品档案的档号为：全宗号+年度号+分类号+保管期限号+案卷号。案卷号按最下位类目流水。年度用自然年度。
模式如下：1 - 20××- CP××- Y（D30/D10）- n
１- 20××- CP(11-12)- Y（D30/D10）- n
案卷号
保管期限号
产品类档案二级类目代号
产品类档案一级类目代号
年度号
全宗号
（四）将整理完毕的产品档案入库，并按档号顺序依次排架。
（五）产品档案的保管。按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。
第十九条 对破损、褪变的产品档案要及时修复或复制。对重要的产品档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十条 产品档案保管期限的确定。根据产品档案的现实价值和历史价值，以及保管期限的有关规定，鉴别和判定档案的价值。保管期限分永久、定期30年、定期10年三种。
第二十一条 产品档案的鉴定和销毁。档案馆定期对已超过保管期限的产品档案进行检查，会同产品生产和科技开发部门提交数据和情况说明；在学校分管校长的领导下，学校档案鉴定工作领导小组按相关规定和程序进行鉴定，提出工作报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经校长批准后销毁。对销毁清册进行归档，永久保存。对涉密档案，根据解密和降密规定进行密级调整。
第二十二条 根据产品档案内容科学划分密级，对于保密性强的产品档案，必须强化保密措施。
第二十三条 产品档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。
第七章 档案的开发和利用
第二十四条 对馆藏中无需保密的产品档案，应按照国家有关规定，向学校和社会开放。
第二十五条 档案馆应根据学校和社会的需要积极开发产品档案资源，编制检索工具、档案参考资料等，更好为学校生产管理工作服务。
第二十六条 不断完善产品档案的借阅制度、借阅手续和借阅设备，为利用者提供良好的利用环境。
第二十七条 产品档案查、借、归还时，由利用者和档案馆工作人员共同清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记。入库档案一般不外借，特殊情况需要借出时，要严格履行借出手续；借出档案要从严掌握、定期催还，需续借者，应重新办理借阅手续。对无故逾期不还者，应停止其借阅；如果发现档案损坏或丢失．根据有关规定，区别不同情况，对责任人员严肃处理。
第二十八条 珍贵的产品档案，应以复制件代替档案原件提供利用。
第八章 附 则
第二十九条 本实施细则由学校档案馆负责解释。
第三十条 本实施细则自公布之日起施行。
