中南民族大学仪器设备类档案管理实施细则

 

第一章 总则

 

    第一条  为提高学校仪器设备档案管理的质量和水平，逐步实现仪器设备档案管理的规范化，充分发挥仪器设备档案在教学、科研中的作用，并为考核仪器设备管理工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等规定，制定本实施细则。

第二条  仪器设备档案是指作为学校固定资产的价值单台40万元以上（含40万元）、批量100万元以上（含100万元）的贵重仪器设备，在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样、声像等不同载体的材料以及随机文件材料。

第三条  仪器设备档案是仪器设备在购置、使用、维修和改造工作中的真实记录，是国家的重要技术储备，是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节，也是开发和利用仪器设备资源的必要条件。仪器设备档案工作必须纳入学校仪器设备管理工作之中，与仪器设备计划管理、仪器设备采购供应与仪器设备使用等工作紧密结合，学校必须予以重视，实施科学有效地管理。

第四条  仪器设备档案必须坚持集中统一管理的原则，确保仪器设备档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

                                    

第二章  管理机构及其职责

 

第五条  仪器设备档案管理按照分级归档、妥善保管、充分利用的原则。单台40万元以上（含40万元）、批量100万元以上（含100万元）的贵重仪器设备，按照学校档案馆、设备管理部门（实验教学与实验室管理中心和国有资产管理处）、各设备使用单位三级管理。

第六条  档案馆是学校仪器设备档案的业务主管部门，其主要职责如下：

（一）宣传、贯彻国家关于档案工作的法律法规和档案管理行业规范，制定设备档案工作各项管理制度。

（二）指导、监督、检查、协助仪器设备管理部门和仪器设备使用单位做好设备文件材料的形成、积累和整理归档工作，检

查验收档案是否完整、准确和系统。

（三）负责仪器设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计和利用等业务工作，并参加重大设备的开箱验收工作。

（四）对全校各单位的部门档案员进行档案业务培训和业务指导。

（五）积极组织开发利用仪器设备档案资源，充分发挥其作用。
      第七条  实验教学与实验室管理中心作为学校仪器设备管理部门，其主要职责如下：

（一）建立和健全有关管理制度，确保设备档案工作全面纳入仪器设备计划、采购、管理工作之中，并监督各仪器设备使用部门执行。

（二）应有一名领导分管仪器设备档案工作，并指派本单位的部门档案员进行学校仪器设备文件的管理工作。

（三）参与申购大型仪器设备的可行性论证、仪器设备开箱验收工作。

（四）负责学校仪器设备文件材料的形成、积累、汇总、统计、整理等工作，并按规定时间向学校档案馆移交。

第八条  国有资产管理处作为学校组织仪器设备政府招投标、校内公开采购的管理部门，其主要职责如下：

（一）建立健全有关管理制度，负责审批仪器设备政府采购方式，组织校内公开采购工作。

（二）负责仪器设备在申报、审批、招投标环节的文件材料的收集、整理、归档工作。

（三）负责仪器设备的统计管理及其相关文件的收集、整理、归档工作。

第九条  仪器设备使用单位职责：

（一）组织实施学校有关大型仪器设备管理制度，负责落实大型仪器设备技术人员、管理人员和本单位的档案员配备。

（二）制订完善仪器设备使用和操作规范制度，建立健全仪器设备使用管理制度和技术档案，认真做好仪器设备使用记录（包括安装、调试、验收、使用、维护、故障、维修），确保记录内容完整、规范。

（三）做好本单位仪器设备文件材料的形成积累工作。

（四）参加仪器设备的验收、报废申报、鉴定工作。

（五）及时向设备管理部门送交档案资料，向档案馆移交大型仪器设备使用说明书和磁盘资料。接受档案馆的业务指导和监督检查。

第十条  仪器设备使用单位的档案人员职责：
    （一）督促相关技术人员形成和积累设备文件材料，并定期收集。

（二）按设备计划、采购供应工作的程序，形成、积累设备管理技术文件材料。

（三）对收集、积累的设备文件材料按要求整理、立卷，及时向档案馆归档。

 

 

第三章  归档范围的确定

 

第十一条  仪器设备档案归档原则：

（一）对学校和社会具有参考作用、凭证作用和研究价值的文件资料；
    （二）归档的文件材料必须反映仪器设备管理和仪器设备从申购到报废的全过程，保证完整、准确、系统，遵循其自然形成规律，与实物一致，并有成套性；

（三）作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备，单台40万元以上（含40万元）、批量100万元以上（含100万元），均需归档；价值在40万元以下的仪器设备，其档案由使用单位保存和管理。

第十二条  仪器设备档案归档范围见《威尼斯wns8885556档案归档范围和保管期限》中的“SB仪器设备类”。

第十三条  不归档的文件材料：

(一)上级普发（非专指高校）、不办的文件；

（二）未定稿的管理性文件材料；

（三）未生效的合同、协议书；

（四）重份文件、校内单位发来的文件；

（五）无查考价值的一般性函件；

（六）仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品等。

（以上不归档材料如认为必要，可自行作资料暂存各相关部门。）

 

第三章  文件材料的部门立卷及整理组卷

 

第十四条  坚持仪器设备文件材料由形成部门立卷的原则。

（一）实验教学与实验室管理中心、国有资产管理处、各设备使用单位是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，应指定专人做为部门档案员负责仪器设备文件的收集、积累、管理工作。

（二）申购仪器设备、仪器设备验收（进口设备到索赔期满）过程中的管理性文件和技术性文件，均归口实验教学与实验管理中心负责收集、积累、整理立卷，过程结束后移交档案馆。

（三）仪器设备采购招投标程序中形成的档案材料，由国有资产管理处负责收集、积累、整理立卷，过程结束后移交档案馆；

（四）仪器设备保管和利用部门负责设备随机文件材料和仪器设备开箱、调试验收、使用记录等文件的收集、积累，并及时整理登记，建立健全仪器设备技术档案。

（五）仪器设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保仪器设备文件的完整、系统、准确。

（六）部门档案员应负责做好日常仪器设备文件材料的积累、整理、分类、立卷和保管工作，按要求准时向学校档案馆移交。

（七）学校档案馆业务人员随时了解、督促、检查、指导部门档案员，做好仪器设备文件材料的积累和立卷归档工作。

第十五条  仪器设备验收完成（进口设备索赔期满）后，实验教学与实验室管理中心的部门档案员应及时将设备管理文件材料按文件材料形成的有机联系和工作程序收集、整理、组卷。

（一）仪器设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

（二）底图等特殊形状不能与其它文字材料一起存放的材料可单独立卷保管，但应在文字材料中注明参见号，卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

（三）拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

（四）各种材料大小为A4标准纸，图件按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

（五）仪器设备文件材料，必须用黑色水性笔书写，严禁用园珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。

（六）全部仪器设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页编写页号，页号位置在非装订线一侧的右上角，背面在左上角。

（七）每个案卷组成以后，都应填写备考表，写明案卷内图纸和文件材料的页数。若案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表中加以注明。

 

第五章 归档要求

 

第十六条  为保证仪器设备档案的完整性、准确性、系统性，又避免不必要的重复，对仪器设备档案的归档提出如下要求：

（一）归档的重点是价值在单台40万元以上（含40万元）、批量100万元以上（含100万元）的贵重仪器设备项目。

（二）仪器设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

（三）同一型号的仪器设备，只需向档案馆移交一份完整、准确、系统的技术资料，其余由设备使用单位保管利用。

（四）对于首次订购的仪器设备，在经费许可的情况下尽可能订购两套技术资料，一套移交档案馆归档，一套由使用单位保管利用。

（五）对本校只有一套的技术资料，原件一律交档案馆保管，使用单位可借阅或自行复印。

第十七条  仪器设备档案的案卷质量应符合《威尼斯wns8885556归档文件整理规则》（按卷整理）（试行）的质量要求。

第十八条  仪器设备档案中的声像材料（包括照片、底片、录音带、录像带等）按《威尼斯wns8885556声像载体档案管理实施细则》（试行）的要求管理。

第十九条  归档文件材料如有电子版，必须同纸质文件材料一同归档，其电子文件按《威尼斯wns8885556档案馆电子文件归档管理制度》的要求执行。

第二十条  设备档案归档时必须填写移交目录，一式二份，经档案馆验收核对，立卷单位领导签字，移接双方签字，各持一份备查。

第二十一条  归档时间：

根据《威尼斯wns8885556档案归档范围和保管期限》中SB仪器设备类中的归档范围，各类目代号的档案归档时间为：

（一）“SB11 ”综合部分，次年六月底前归档。

（二）“SB12”仪器设备项目部分，于次年6月底前归档。

（三）“SB13”采购与招标项目部分，于项目完成后三个月内归档。

（四）“SB14”房产管理部分，于次年6月底前归档。

 

第六章 档案的管理

 

第二十二条  档案馆对收集的设备档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。

（一）参照《高等学校档案实体分类法》，结合威尼斯官网实际进行分类标引，给出检索分类号；

（二）根据仪器设备档案文件材料的内容构成和形成特点，参照中华人民共和国教育部2000年5月编制的高等学校固定资产分类及编码，自行按设备种类或型号编制用于档号的二级类目代号简表。

（三）仪器设备类档案档号为：全宗号+年度号+设备档案分类号+保管期限号+案卷号。案卷号按最下位类目流水编号，年度用自然年度。

模式如下： 1 - 20×× - SB×× - Y（D30/D10） - n

1 - 20××- SB(11-14) – Y（D30/D10）- n

                        

                                                案卷号

 

                                   保管期限号

                         仪器设备类档案二级类目号

      

   仪器设备类档案一级类目号

 

年度号

全宗号

（四）按照《威尼斯wns8885556归档文件整理规则》（按卷整理）（试行）的要求，对归档文件进行编目、著录、装盒。

（五）将整理完毕的设备档案入库，并按档号顺序排架。

（六）设备档案的保管，按《高等学校档案部门业务建设规范》第9条执行。

第二十三条  重大设备（指40万元及以上的设备）的开箱验收必须有档案馆参加，从事监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备订购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

第二十四条  设备档案保管期限的确定。对最能反映设备购置概况的和设备技术性能的文件材料，如申购文件、论证文件、索赔文件等，定为永久保管，设备随机文件和使用、维修、改造等文件，原则上随设备而存在，保存期限定为与设备共存。

第二十五条  设备档案的鉴定和销毁。依据《威尼斯wns8885556档案馆档案鉴定、销毁制度》的相关规定执行，仪器设备需作为降档使用、报废或调出学校时，由实验教学与实验室管理中心组织熟悉专业的科技人员对档案进行鉴定，形成档案移动、销毁或随机调出的报告，提交“威尼斯wns8885556档案鉴定领导小组”进行讨论，形成意见，报校领导批准后实施。销毁时应指定两名以上监督人员实施，并在档案销毁清册上签名。

第二十六条  设备档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。

 

第七章 档案的开发利用

 

第二十七条  凡利用馆藏仪器设备档案，均应按规定办理查阅利用手续。入库档案一般不借出，因特殊情况需要借出仪器设备档案，要履行档案借出审批手续，并按规定时间归还档案馆。档案部门要定期催还（期限一般为一个月），发现损坏或丢失的，借用单位应写出书面报告，根据不同情况，依据相关档案法规和规定处理。

第二十八条  档案馆工作人员要熟悉馆藏，当好领导和有关部门的助手和参谋。指导利用者使用各种检索工具，回答利用者提出的问题。
    第二十九条  努力提高档案人员的业务素质，发挥档案人员熟悉和掌握学校仪器设备分布情况和技术状态的优势，为科技人员牵线搭桥，充分发挥学校仪器设备潜力，提高设备利用率，为学校教学研究服务。

 

第八章  附则

 

第三十条 本实施细则由学校档案馆负责解释。

第三十一条 本实施细则自公布之日起施行。